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全球化的挑戰:一個 PM 對管理跨國團隊的一點心得

作為一家軟體公司, 為了讓公司業務健康地發展,Oursky 必須持續尋找、吸引和培養人才。自數年前開始我們在台灣聘用了第一位遠端工程師,發展到現在已成功建立起台灣與香港團隊的緊密合作關係。儘管台灣和香港在文化上有許多相近的地方,以下想分享一下,身為 Oursky 的 PM 領導人,我如何學會有效組織和管理我們的跨國開發團隊。

亞洲地區有關工程文化的背景脈絡

台灣軟體產業發展成熟、盛產資訊科技相關人才,素有「科技之島」的美譽。但如何有效篩選和招聘人才跟如何能夠透過遠程團隊合作激發兩地人才的創意和交流,是兩種截然不同的概念。

「台灣是工程師寶庫,但如何管理國際人才是一門學問。」

香港人素仰台灣深厚的文化藝術底蘊、軟體工程的尖端發展還有台灣人的溫和敦厚,但 Oursky 也是等到創立六年以後,才聘請了第一位遠端團隊成員,再從單人匹馬發展到建立台灣分公司,成為重要的在地招聘據點,繼續擴充團隊。在分享如何管理跨地域團隊之前,先跟大家簡述一下港台的文化差異:

  • 常用商業語言:台灣工程師也常閱讀英文技術文章,但還是比較傾向閱讀(也幾乎都撰寫)中文版的;香港則普遍使用英文作為商業語言。
  • 方言差異:台灣很多專門術語和常用詞彙與香港並不一樣。香港人都能看懂台灣人撰寫的中文文章,台灣人相對較難理解港式中文的用詞(不管是書寫文章還是口說廣東話)。
  • 工作文化:香港工作節奏明快、講求效率;台灣表現勤奮,重視團隊和諧。

香港和台灣的文化相近,在細節上卻迴異。要成功建立跨地域文化的合作,必須先分辨兩地的文化差異和隔閡,從而找出解決的方法。而我的經驗是,「溝通」既是一項挑戰,同時也是解決問題的方法。

語言障礙

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台灣同事為辦公室的貓取名為妹妹和艾菲爾,如果用廣東話唸的話就會很繞舌

身為一名 PM,管理跨國團隊其中一個最原始的障礙就是需要使用共同語言。雖然台灣也書寫繁體中文,很多用語其實還是跟香港不一樣;遑論有時候香港同事會書寫廣東話,對於廣東話特有的字詞,台灣同事就更難理解了。

對於以廣東話為母語的香港人來說,開會時要流暢地使用國語表達還是不小的挑戰,而台灣同事要理解廣東話難度更高。偶爾加上講英語的外國同事一起參與討論,一個會議就需要用上三種翻譯和語言了。語言隔閡產生最直接的影響就是難免在翻譯和傳遞時失落語意,無法完整表達自己的想法,或無法完全理解對方的涵義而造成誤解。

不管選用中文還是英文作為跨地域合作時的共通語言,要建立一個成功的遙距團隊,第一步是雙方都需要有耐性 —- 包括學習去聆聽和溝通(即使溝通速度比平常習慣的緩慢一倍)、願意反覆解釋直到對方清楚了解為止,以及知道什麼時候需要要求對方進一步說明。

紀錄文檔,讓遠端成員也可以加入討論

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台灣同事一起研究文檔

遠端合作的另一大挑戰,是無法直接面對面的對談。當大家都在同一個辦公室,有問題時可以即時找對方一起討論,而遠端往來則多少變成單向的等待,減慢了溝通速度之餘,更可能演變成延誤專案進度。即使跨國團隊有互相更新資訊,但仍然很難完整地把所有內容傳達給遠端的同事。尤其是如果團隊成員之間引用到一些即興或臨時的討論結果,遠端同事就會因為當初沒有參與討論而產生「哦?原來你們之前已經聊過了」的感覺。

要解決以上「溝通裂縫」的問題,就要做好同步文檔紀錄,保持資訊的流通;同時透過及時紀錄,減輕對人腦記憶的依賴。在 Oursky 我們逐步改變公司文化來達成兩個目標:

  • 紀錄所有線下討論的結果,讓所有成員能掌握討論的內容。
  • 盡量把線下討論改成線上討論,把一切討論過程都公開透明,讓遠端團隊成員也可以加入討論

文字紀錄的另一個額外優點是,即使團隊成員在會議中未必能夠即時消化所有內容,還是可以在會議後翻看紀錄來繼續了解。我們主要使用 Slack 作即時的內部溝通,同時鼓勵同事減少私訊 (direct message) 而多利用 Slack 裡面的群組 (Channel) 作公開討論,確保資訊的透明度,同時提供參與討論的機會(甚至是非團隊成員也可以參與)。至於技術層面的問題,PM 和工程師會利用 GitHubWaffle 在相關的 Issue 上以留言展開討論。

保持進度一致的方法:每日立會 (Daily Standup Meeting)

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台灣同事進行連線立會

擁有跨國團隊的好處是,遠端成員會讓另一方自動自覺追求一致和注意細節。我們公司使用敏捷式開發 (Agile Development),所以主持 standup meeting 是PM 的每天日常裡的固定行程,成員可以在會議中確定當天的任務排程。透過每天固定的 standup meeting,PM 能掌握和帶動團隊成員的進度,也能讓 PM 更主動向團隊提供最新的消息和安排。

擁有遠端成員雖然減少了彈性空間,但運用得宜的話,其實可以讓會議進行得更有效率。而面對面的對談也是一個重要的時機(我們會利用 Zoom 進行語音或視像會議),讓遠端成員有機會可以即時提出問題,並確定所有重要的決定都有一起討論過了。

降低依賴度,同時培養默契

跨國團隊合作某程度上有點像遠距離戀愛,一段成功的關係需要有完美的平衡;不能太依賴對方,同時又要有足夠的默契。跨國溝通不如面對面那般能夠即時回應,如果在分配任務時,各任務之間的依賴度太高,將會進一步拉長處理的時間。PM 應該把功能盡量切割成小任務,讓工程師可以獨立完成,同時也要維持團隊的平衡和核心避免傾斜。我們一般會有三個做法:

  1. 劃分任務時,以兩天內可以結束一個任務為原則(這樣對籌劃專案也很有幫助)
  2. 同儕間進行 code review,確保 code 的品質
  3. 安排工程師輪流參與不同專案,讓遠端成員和總部不同的工程師合作

Code review 一直是管理 code 品質的最佳做法,這並不是針對遠端成員才進行的。Code review 有助確定 code 在移交品管 (QA) 團隊檢視時是無瑕、可讀的,而且盡可能減少 bug 的存在。而 peer review 則有助揣摩同儕的思考邏輯和編程手法,並引伸出技術交流。這一切都有助於培養團隊默契,共同建立基礎知識,並打造良好的工程文化。

透過企業文化來凝聚國際團隊

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台灣辦公室為貓咪舉辦的生日會
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香港辦公室為同事舉辦的生日會

不同國籍的人受不同文化背景影響,自然會在思考和行事上存在差異。我們的台灣團隊包含了 PM、工程師和設計師,我們卻從未試過安排台灣團隊單獨負責一個專案;因為在我們眼中,兩地團隊並不是獨立運作的單位。我們期望透過設立海外辦公室,讓我們現有的團隊變得更多元化,同時維繫團隊的核心價值:我們的企業文化。

要避免企業文化淪為空泛的口號,必須透過實施相應的政策,才能把公司的價值觀植根在團隊的心裡。設立台灣分公司也給予我們一個寶貴的機會,學習如何擬定適用於整家公司的普及政策和針對地區而設的區域性政策。

我們認為行之有效的包括:

  • 薪酬和晉升機制:適用於全公司
  • 標準政策:適用於全公司
  • 假期:針對地區設定
  • 辦公室選址:針對地區設定
  • 指導性的一對一對談:適用於全公司

在 Oursky,我們致力提升透明度,建立扁平化的組織架構,並將此文化灌輸給每位成員,凝聚向心力,培養團隊精神。

信任員工的自我紀律

除了上述各種促進跨國團隊溝通和建立團隊文化的安排,員工的個人行為也是共同協作的重要關鍵,所以員工的素養顯得相當重要。我們公司給予員工很大的自由度,像是員工的工作時間、假期都可以自己靈活調配。當擁有遠端工作的團隊時,要在保持專案流暢地進行的大前提下實施這種彈性的機制,必須仰賴員工的自我紀律,才能避免機制被濫用。

面對全球化的挑戰,每家企業都努力提升競爭力,冀與世界接軌;其中跨國招攬人才最常成為跨地域發展的第一步,建立跨國團隊是大勢所趨。要打造跨國團隊,首要留意不同地域的文化差異和改善跨地域而自然產生的隔閡(像是上文提到的文檔紀錄處理或語言障礙)。想要建立一個成功的跨國團隊,同時保持所有專案都能準時完成,身為 PM 的我必須確保所有團隊成員都有一起參與、有效率地為公司作出貢獻。而所有同仁 — 不管是總部還是海外團隊 — 也需要共同合作,彼此尊重不同文化和個人工作風格,將遠端成員視為協助我們成為更優秀、完整團隊的推動力,讓我們能在白熱化的全球化競爭中佔一席地。

如果你也有管理跨國團隊的經驗,歡迎留言跟我們討論分享你的想法!


Oursky 致力幫助品牌與企業家實現他們的點子。如果你正在尋找合作夥伴一起建立下一個自家數碼產品,來跟我們聊聊吧!

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